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La factura telemática en la PYME

La factura telemática es el primer documento mercantil de uso masivo que se beneficiará de la definición de un marco fiscal y legal sobre su desmaterialización. Gracias al reconocimiento de la firma electrónica avanzada como un instrumento capaz de acreditar la identidad del emisor y la integridad, es decir, no modificación posterior, del documento firmado, actualmente es posible emitir y recibir facturas únicamente en soporte electrónico.

Durante los últimos meses se ha escrito mucho sobre las ventajas y ahorros de la factura telemática para las empresas, sin embargo, para que su implantación no sea un generador de coste e incidencias tanto técnicas como administrativas, deben contemplarse los siguientes factores:

Disponibilidad de soluciones que garanticen el ahorro inmediato. La premisa básica de la factura telemática es el ahorro de costes y el incremento de la eficacia. Para que este objetivo sea cierto en todos los perfiles de empresa, deben emplearse soluciones que garanticen dicho ahorro desde la primera factura emitida o recibida y sin requerir inversiones iniciales. Actualmente existen soluciones que permiten incluso contratar el servicio de emisión con todas las garantías legales y fiscales para emisor y receptor mediante el envío de un mensaje SMS.

Uso de soluciones integradas en las aplicaciones de gestión. El usuario final, y más teniendo en cuenta la proporción de PYMES de nuestro país, debe encontrar las soluciones de factura telemática integradas en su aplicación de gestión, contemplando así un modelo que integre los aspectos fiscales, funcionales y tecnológicos. Alternativamente, podrán emplearse soluciones de edición de facturas interoperables que permitan el pago por uso, garantizando el ahorro desde la primera factura.

Uso de estándares internacionales. Para que la factura telemática aporte ventajas tanto en origen como en destino resulta imprescindible que el documento con los datos de la factura se base en estándares internacionales, de este modo, el sistema de gestión del receptor podrá automatizar el proceso de introducción de los datos en su sistema de información y beneficiarse de la recepción de facturas en formato electrónico más allá del ahorro en el almacenamiento.

Uso de modelos de firma intervenida. El uso de la factura como un documento justificativo de deducción fiscal recae en el receptor de la misma, por tanto, éstos se inclinarán por soluciones que permitan la emisión de factura previa comprobación del estado del certificado, de este modo, se garantiza la validez de la firma electrónica vinculada al documento

Modelos asimétricos emisor-receptor. El nuevo marco fiscal establecido para la factura telemática permite que el receptor del documento pueda beneficiarse de las ventajas que aporta sin necesidad de realizar ninguna inversión. Del mismo modo, en el caso de que sea el cliente quien desea recibir la factura pueden plantearse escenarios gratuitos para el pequeño proveedor que no puede asumir la inversión. Esta capacidad de focalizar el proyecto únicamente en una de las partes implicadas, emisor o receptor según sea el perfil de la empresa motivada por la obtención de ahorro, permite garantizar el éxito de la factura telemática tanto en la gran empresa como en la PYME e incluso en cliente residencial.

Recursos de formación y difusión positiva. Resulta obvio que todas las partes implicadas, autoridades de certificación, empresas titulares de aplicaciones de gestión, perfiles profesionales responsables de asesorar fiscalmente a las empresas, deberán potenciar el desarrollo y difusión de recursos informativos y formativos que faciliten una decisión acertada por parte de las empresas interesadas en emitir o recibir factura telemática.

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