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Formación de Auditores Internos de Calidad

El inicio o mantenimiento de una Certificación de Calidad hace necesario que las empresas identifiquen, dentro de su staff, a un grupo de personas que realizaran la ardua tarea de ejecutar las ‘Auditorías Internas de Calidad’ en busca de revisar y confirmar que lo estipulado en el Sistema de Gestión de Calidad se está llevando a cabo de manera correcta.

La función del Auditor Interno de Calidad es el de identificar y registrar cualquier instancia de no conformidad, deficiencia o desviación con el Sistema de Gestión de Calidad establecido por la Alta Dirección; asimismo, deben verificar que las acciones correctivas de las desviaciones detectadas han sido implementadas.

Los Auditores tienen la responsabilidad de una buena administración del apoyo de la dirección, tal como debería ser demostrado con su compromiso hacia buenas prácticas de auditoría y la elaboración de informes de auditorías con valor.

Por ello, es necesario detectar las características que debe tener un Auditor Interno, entre las que destacamos:

  • Conducta Ética.- Debe ser diplomático, justo, honesto, íntegro, discreto y guardar sigilo de la información que esté en sus manos.
  • Presentación ecuánime.- Los Auditores Internos deben informar con veracidad y exactitud, por lo que deberán ser analíticos, observadores, investigadores, imparciales, capacitados y tener habilidades para la comunicación oral y escrita.
  • Cuidado Profesional.- Debe tener diligencia y juicio profesional al auditar. Ser versátiles para saber adaptarse a distintas situaciones; tenaces, en el logro de objetivos; decididos, para emitir las conclusiones basadas en análisis; y seguros, de sí mismos en la forma de actuar.

A más de estas características, la Alta Dirección debe tener en cuenta que los seleccionados como ‘Auditores Internos de Calidad’ deben conocer los objetivos de la empresa y sentirse comprometidos con ellos, así como también deben tener un amplio conocimiento de las funciones de cada área para emitir conclusiones basadas en evidencias objetivas.

Una vez identificados y seleccionados a los Auditores Internos de Calidad es necesario brindarles capacitación constante y realizar reuniones de trabajo en las que se abordarán los siguientes temas.

  • Establecimiento y mantenimiento de un proceso para la evaluación de los auditores y su desarrollo continuo profesional.
  • Revisión de los documentos pertinentes del Sistema de Gestión de Calidad, incluyendo los registros y determinación de su adecuación con respecto a los criterios de auditoría
  • Realización de las actividades de auditoría ‘in situ’, cómo hacerlas, desde la fuente de información, recopilación de la información, evaluación frente a los criterios de auditoría, determinación de hallazgos de la auditoría, revisiones y conclusiones.
  • Aseguramiento del control de los registros.
  • Preparación de los informes de auditoría.

Las características antes mencionadas se hacen visibles al momento de:

  • Realización de reunión de apertura.- El Auditor Interno de Calidad debe demostrar sus dotes de buen comunicador, ser claro y directo para informar el plan de auditoría, los objetivos, alcances y criterios que serán tomados en cuenta; además el éxito de esta reunión depende de la aceptabilidad que consiga el auditor en el área a ser auditada.
  • La recopilación y verificación de la información debe hacerse de manera objetiva, sin emitir juicios de valor e implementando técnicas en las que el Auditor debe estar plenamente capacitado:
    • Técnicas de Verificación:
      • Entrevista
      • Muestreo
      • Rastreo o trazabilidad
      • Comprobación
    • Actitudes del Auditor mientras dure la auditoría
      • Preguntar
      • Escuchar
      • Observar
      • Pensar
      • Evaluar
      • Registrar
    • Actitudes que el Auditor debe evitar
      • Ser controvertido
      • Ser negativo, indisciplinado
      • Ser crítico
      • Caer en disputas
      • Discutir personalidades
      • Comparar al auditado
      • Ser sarcástico
  • Preparación de las conclusiones de Auditoría.- El Auditor Interno de Calidad debe analizar los hallazgos encontrados así como las conformidades y no conformidades con el Sistema de Gestión de Calidad. Estas conclusiones deben estar basadas en un análisis objetivo de la situación para poder emitir el informe y conclusiones de la auditoría.

Las auditorías son vistas, cada vez más, como una actividad que agrega valor a las organizaciones, llevada a cabo por profesionales que tratan a los auditados con respeto y como socios en el proceso de mejoras, con el objetivo compartido de mejorar el Sistema de Gestión de Calidad de las organizaciones.

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