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Gestión, planeación y control de recursos

Las organizaciones hacen parte de un medio económico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden mantenerse en el mercado competitivo, puesto que a mayor incertidumbre, mayores serán los riesgos que asuma el empresario.

El presupuesto surge como instrumento moderno de planeamiento y control al reflejar el comportamiento de la competencia y de indicadores económicos y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos, contables y financieros de la empresa.

La mayoría de la gente asocia la palabra presupuesto con limitaciones al gasto. Por ejemplo, los gobiernos suelen aprobar presupuestos de gastos para sus diversas dependencias y entonces esperan que éstas mantengan sus gastos dentro de los límites prescritos.

Por el contrario, la mayoría de las organizaciones empresariales, usan los presupuestos para enfocar la atención en las operaciones de la compañía y las finanzas, no sólo para limitar el gasto. Los presupuestos destacan los problemas potenciales y las ventajas por adelantado, lo que permite a los administradores emprender acciones para evitar problemas o usar las ventajas con inteligencia.

Este instrumento también sirve de ayuda para la determinación de metas que sean comparables a través del tiempo, coordinando así las actividades de los departamentos a la consecución de estas, evitando costos innecesarios y mala utilización de recursos. De igual manera permite a la administración conocer el desenvolvimiento de la empresa, por medio de la comparación de los hechos y cifras reales con los hechos y cifras presupuestadas y/o proyectadas para poder tomar medidas que permitan corregir o mejorar la actuación organizacional.

El proceso de administración estratégica

La función de los buenos presupuestos en el giro de un negocio se comprende mejor cuando éstos se relacionan con los fundamentos de la administración estratégica, es decir, cuando se basan en un proceso de: planeación, organización, coordinación, dirección y control.

La planeación y el control como parte de la administración estratégica se materializan en el proceso de elaboración de un presupuesto. Además, la organización, la coordinación y la dirección permiten asignar recursos y poner en marcha los planes con el fin de alcanzar los objetivos.

El control presupuestario es el medio de mantener el plan de operaciones dentro de los límites preestablecidos. Mediante él se comparan los resultados reales frente a los presupuestos, se determinan las variaciones y se suministran a la gerencia elementos de juicio para la aplicación de acciones correctivas.

Clasificación de los Presupuestos

Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. El orden de las prioridades que se les dé depende de las necesidades del usuario. El cuadro sinóptico presenta algunos de sus principales enfoques:

1. Según la flexibilidad

– Rígidos, estáticos, fijos o asignados

– Flexibles o variables

2. Según el período que cubran

– A corto plazo

– A largo plazo

3. Según el campo de aplicabilidad en la empresa

– De operación o económicos

– Financieros (tesorería y capital)

4. Según el sector en el cual se utilicen

– Público

– Privado

– ONG

Principales beneficios de la elaboración de

En síntesis, sin un presupuesto bien elaborado, la dirección de una empresa no sabe hacia cual meta debe dirigirse, no puede precisar los campos de inversión que merecen financiarse, puede incurrir en la administración incorrecta de los recursos económicos, no tiene bases sólidas para emplear la capacidad instalada de  producción y no dispone de la información requerida para medir el cumplimiento de los objetivos. Además, la elaboración de presupuestos tiene un marco conceptual muy amplio y unos principios fundamentales, se basa en técnicas y procedimientos y permite predecir, en buena medida, el futuro en la organización, por lo cual se le concede cierto carácter científico.

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